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[ 采购问答 ]
【采购管理平台】分散(自行)采购合同备案操作说明
作者:采购与招标管理办公室   日期:2016-11-21     点击数:27266  

1.用户登陆(建议使用谷歌浏览器或360浏览器极速模式)

方式1

1)点击学校主页下方校园门户

2输入用户名和密码(可参看登录说明)

3)进入校园信息门户界面,点击采购管理平台

 

方式2

1)进入招标办主页http://bidding.swjtu.edu.cn/,点击采购管理平台

2)进入登陆界面

用户名:教师工资号,初始密码:888888

进入采购管理平台主界面。

 

2.进入采购合同管理

(1) 点击采购合同管理-合同起草-录入合同,选择“分散(自行)采购合同”,点击下一步

(2)  填写基本信息,请认真阅读上传附件的提示信息,此处不上传合同

提示:

 A.合同金额在3万元及以上的应准备的资料:《西南交通大学分散采购评审报告》或者会议纪要(采购项目部门加盖公章的党政联席会或者处务会会议纪要)或者情况说明(仅限科研类经费,须为科研项目负责人签字的情况说明),会议纪要或者情况说明应写明项目名称、成交供应商名称、成交金额等内容工程类项目涉及公房装修改造的,须有经审批同意后的《西南交通大学公有房屋装修改造申请表》;

 B.合同金额在3万元以下的应准备的资料:与基建项目相关的合同应准备会议纪要或者基建合同会签表,会议纪要中应写明项目名称、成交供应商名称、成交金额等内容;其余类型项目不需要;

 C.在电子卖场进行的采购应准备的资料:采购订单和发票。在合同管理模块上传采购订单和发票,并以采购订单作为合同,在合同基本信息填写时,供应商签署人统一填“电商”,供应商联系人手机号统一填“13900000000”,待招标办审核通过后打印带水印的订单(无需项目负责人签字盖章)并至招标办加盖合同专用章;

D.合同(PDF格式

 


(3) 关联经费卡

      关联支出采购项目费用的经费卡,操作界面会根据学校计财系统中的信息显示经费审批人及其工号。

       

(4) 核对填写的各项内容,然后保存

  

在采购合同管理—起草合同—操作中,可进行“编辑合同”、“删除合同”、“提交合同”、“合同模板”等操作

(5)点击 “合同模板”选择“自定义合同”上传合同PDF版

采购合同的使用提示:

A.学校各类采购合同在国家或行业有合同标准文本的情况下,优先选用合同标准文本;

B.无合同标准文本且学校采购合同模板能满足要求的情况下,原则上选用学校采购合同模板,合同模板中的内容应根据项目实际情况进行修改;

C.学校采购合同模板不符合项目要求时,由用户和中标人双方协商拟定合同,合同内容应完整,合同要素应齐全,即标的、数量、质量、型号、规格、价格、履约期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等条款应当具体时确,文字表达应严谨;请用户老师仔细审查合同内容;考虑到学校管理的要求,建议在合同内容中约定份数至少为一式四份,学校三份(用户、计财处、招标办各一份),供应商一份;

D.电子卖场采购的其订单作为合同

 

(6)  确认无误后,选择“提交合同“,提交至经费审批人审核


3.经费审批人审核,经费审批人即所关联经费卡在报账时签字的负责人

用户(采购项目部门)联系经费审批人在系统中对合同进行审核。

经费审批人需在采购管理平台中进行审核,经费审批人指上一步操作的(3) 关联经费卡的审批人

 

 


4.招标办审批

    审批意见可通过以下两种方式反馈:

(1采购管理平台将招标办审批意见以短信形式发送给用户,请确保手机号码无误 ;

(2)用户可登陆采购管理平台查看审批意见;审批不通过的按审批意见修改。


5.用户打印合同后双方签订合同

(1)请点击查看招标办审批意见;

(2)在电子卖场进行的采购只需打印带水印的订单两份,不需签字和盖章。


6.招标办审核通过后,用户持合同等到招标办加盖合同章

审批通过的,用户按审核意见(持合同、会议纪要或情况说明或评审报告等资料或其他)到招标办(犀浦校区综合楼131)加盖学校合同章。