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[ 学校规章制度 ]
西南交通大学政府采购项目档案管理办法(试行) 西交校招投标〔2017〕2号
作者:黄小琴   日期:2017-03-10     点击数:11960  

 

第一条 为加强学校政府采购项目档案管理,确保政府采购过程的可追溯性,根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国档案法》等法律规定,结合学校实际情况,制定本办法。

第二条 本办法适用于西南交通大学政府采购项目档案的收集、整理、立卷、移交和管理等。

第三条 政府采购项目档案是指在政府采购活动过程中形成的文字材料、图纸、图表及声像资料等,包括纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的各类记录。

第四条 政府采购项目档案是反映政府采购活动的重要记录。采购人(包括委托采购代理机构)在组织实施政府采购项目活动中形成的文件材料,都应归入政府采购项目档案管理。采购人应当妥善保管每项采购活动的采购文件,保证档案资料的真实性、完整性。

第五条 采购与招标管理办公室是政府采购项目档案管理的责任主体。

第六条 政府采购项目档案包括:政府采购资料目录、采购申请表、采购文件(招标文件、谈判文件、询价通知书、磋商文件等)、采购公告、投标(响应)文件递交签到表、密封情况检查表、开标报价记录表、专家抽取结果记录表、评审专家签到表、评审记录表、评分记录表、评标结果汇总表、评标报告、中标公告、中标通知书、合同文本、投标文件、质疑及质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。

政府采购项目纸质档案文件、资料应采用标准A4纸记录和打印。工程项目的设计图纸可根据具体情况确定。采购文件可以电子档案方式保存。

第七条 采购与招标管理办公室应当在政府采购项目结束后,及时完成政府采购项目档案资料的收集、整理、立卷、归档和移交工作。政府采购项目档案按照项目类别编号顺序进行编制。

第八条 档案馆应将政府采购项目档案纳入本部门档案管理体系,建立健全内部政府采购项目档案管理制度,确保其安全完整、真实齐全、存放有序、查阅方便。

第九条 政府采购项目档案的保存期限为自政府采购项目结束之日起至少十五年。对于在较长时期内有利用价值的重大政府采购项目档案资料,学校可根据需要永久保存。

第十条 政府采购电子档案管理按照本办法及《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)相关规定执行。

第十一条 严格借阅、查阅档案的审批手续,查阅或借阅档案时应遵守和执行国家各项保密规定和纪律,必须履行登记、签收、注销制度。查阅时如需要摘抄或复印时,履行登记手续。借阅的档案不得拆卷、抽页、涂改、转借,按期归还,防止丢失和泄密。

第十二条 采用政府采购方式之外的其他采购,应参照本办法规定妥善保管其采购档案。

第十三条 本办法由采购与招标管理办公室负责解释。

第十四条 本办法自发布之日起执行。


 

附件:政府采购档案目录


 

附件

政府采购档案目录(公开招标采购方式)

序号

内容

数量

备注

1

申请表



2

招标文件



3

招标公告



4

报名统计表



5

投标文件递交签到表



6

投标文件密封情况检查表



7

开标报价记录表



8

专家抽取结果表



9

监督人员及项目单位代表签到表



10

评审专家签订表



11

资格评审记录表



12

符合性评审记录表



13

初步评审否决投标记录表



14

评分记录表



15

评标结果汇总表



16

评标报告



17

结果公示



18

中标公告



19

中标通知书



20

合同



21

投标文件